Personvernerklæring MHBR IKS
Her får du informasjon om hvordan Midt- Hedmark brann- og redningsvesen IKS samler inn og bruker personopplysninger når du på en eller annen måte er i kontakt med oss. Vi håper at dette bidrar til trygghet og tillit til at dine personopplysninger blir behandlet korrekt og sikkert.
Hvem er behandlingsansvarlig?
Det er brannsjef Trond Joar Kjenstadbakk som er den øverste ansvarlige for behandling av personopplysninger i MHBR. Det daglige ansvaret for å utføre oppgaver knyttet til dette, er delegert til stabssjef Øystein Aamodt.
Hva er formålet?
MHBR behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelser.
Hva er det rettslige grunnlaget?
Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i MHBR er for det meste hjemlet i lov. Sentrale lover er:
Brann – og eksplosjonsvernloven med tilhørende forskrifter
Forskrift om brannforebygging
I noen tilfeller behandler vi personopplysninger basert på ditt samtykke. I slike tilfeller blir du informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke. Du kan når som helst trekke ditt samtykke tilbake.
Det er også nødvendig å behandle personopplysninger dersom det inngås en avtale.
Generelt om MHBR sin behandling av personopplysninger
MHBR innhenter personopplysninger som er nødvendige for å kunne utføre de oppgaver og tjenester vi er satt til å utføre. Vi har ansvaret for at personopplysningene blir behandlet på en sikker måte, fra innhenting til lagring og sletting.
Hvordan sikres opplysningene?
MHBR har ansvar for å sørge for at personopplysninger er tilstrekkelig sikret. MHBR har rutiner som skal sikre at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene. Personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.
Noen av våre data lagres i systemer som driftes av andre. Disse dataene behandles på våre vegne i henhold til våre instrukser og inngått databehandleravtale, i overensstemmelse med norsk og europeisk personvernlovgivning. Vi har også eget personvernombud som sikrer at oppgavene blir utført i samsvar med personopplysningsloven og regler gitt i henhold til loven.
Nettbasert behandling av personopplysninger
MHBR har eget nettsted: www.mhbr.no. Det er frivillig å oppsøke brannvesenets nettbaserte tjenester, og behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.
Løsningen driftes av MHBRs eget personell med bidrag fra leverandøren innen utvikling, drift og vedlikehold av nettstedet. Vi har databehandleravtale med leverandøren.
Varsel om feiing og tilsyn
MHBR sender ut varsel om feiing og tilsyn til eier via en SMS-tjeneste. Meldingen vil inneholde opplysninger om hvilke bygg vi kommer til, hvem du kan henvende deg til ved spørsmål og en link med utfyllende informasjon om selve feiingen/tilsynet.
Informasjon lagret i elektroniske skjema
Vi bruker elektroniske skjema for å gjøre det enklere å sende inn søknader og meldinger. Disse skjemaene finner du på www.mhbr.no:
- Søknad om fritak for feie og tilsynsgebyr og ulike søknader rundt fyrverkeri.
- Melding om arrangement, overnatting, bål og om installasjon av ildsted samt bekymringsmelding.
Når du fyller ut elektroniske skjemaer på nettstedet vårt, vil informasjonen du gir fra deg bli sendt sikkert til den saksbehandler eller avdeling som trenger informasjonen til sin saksbehandling.
Bildebruk
Bildene vi bruker på nettsidene er som oftest illustrasjonsbilder. Ved bruk av bilder tatt i forbindelse med våre tjenester innhenter vi samtykke først.
Sosiale medier
MHBR driver ikke saksbehandling i sosiale medier, og samler ikke data i sosiale medier utover nevnte cookies og web-analyse.
Saksbehandling og arkiv
MHBR har et sak/arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av saksdokumenter.
Fagsystemet følger offentlige standarder og er tilgangs- og rollestyrt. Det er utarbeidet nødvendige rutiner og styrende dokumenter som sikrer at saksbehandlingen er i samsvar med gjeldende lovverk.
Her behandles personopplysninger for å oppfylle våre lovpålagte oppgaver etter bl.a. brann – og eksplosjonsvernloven med tilhørende forskrifter i samsvar med personopplysningsloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven.
Det registreres ulike typer personopplysninger i sak/arkivsystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer etter arkivlovgivningens regler. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter MHBR i noen tilfeller opplysninger fra andre etater på eget initiativ etter lovhjemmel i forvaltningsloven.
Korrespondanse med MHBR journalføres etter arkivlovens retningslinjer.
E-post og telefoni
MHBR benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet, og det kan forekomme at vi bruker e-post eller telefon til deler av saksbehandling. I slike tilfeller skal saksbehandler journalføre relevant korrespondanse i tilhørende fagsystem.
Saksbehandling som inneholder sensitive personopplysninger gjøres ikke på e-post. Mottatte e-post som inneholder sensitive opplysninger slettes og skal ikke distribueres videre.
MHBRs medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Brannvesenet har egen rutine for e-post som gjelder alle ansatte. Ved fratreden slettes e-post automatisk etter en kortere karantenetid, og e-post vil ikke bli videresendt til annen mottaker i MHBR.
Vær oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert, og vi oppfordrer deg derfor til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger til oss med e-post.
Telefonsamtaler logges med telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen i vår telefonsentral. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.
Besøk i MHBR IKS lokaler
Vi loggfører ikke besøkende på brannstasjonen hos MHBR IKS.
Faktureringsoppdrag
Når vi utfører oppdrag som bestilles av deg som innbygger, som for eksempel tilsyn av rehabilitering av skorstein eller montering av ildsted, behandler vi opplysninger om deg som huseier samt opplysninger for å kunne fakturere oppdraget.
Utleveres opplysningene til tredjeparter?
Ved enkelte anledninger blir dine personopplysninger formidlet til andre. Det kan være samarbeidsorganer eller andre som vi har plikt til å gi informasjon til. I slike tilfeller vil MHBR alltid forsikre seg om at delingen skjer basert på lovlig grunnlag.
Eksempel på dette er opplysninger om tillatelser til fyrverkeri som formidles til politiet i den kommunen det skal sendes opp.
Dine rettigheter
Både norsk og europeisk lovgivning gir deg rettigheter knyttet til personopplysninger som gjelder deg. Som registrert har du i utgangpunktet følgende rettigheter:
Innsyn i egne opplysninger
Alle som er registrert i våre systemer har rett til å be om innsyn i egne opplysninger.
Innsyn kan begjæres ved å ta kontakt med MHBR.
Retting og sletting
MHBR plikter på selvstendig grunnlag å slette personopplysninger som ikke lenger er relevante for behandlingen. Dette selv om opplysningene ikke er feilaktige eller mangelfulle, og innen rimelig tid.
Iht. personlovgivningen har du rett til å kreve at uriktige eller ufullstendige opplysninger blir rettet eller supplert, og at opplysninger MHBR ikke har adgang til å behandle blir slettet. Krav om retting eller sletting skal besvares kostnadsfritt innen 30 dager.
Disse rettighetene kan likevel være begrenset i visse situasjoner, som for eksempel hvis vi er lovpålagt å behandle personopplysningene. Plikten til å slette personopplysninger er i noen tilfeller begrenset av annet lovverk som brann- og eksplosjonsvernloven, regnskapsloven og arkivloven. Det kan også gjøres unntak fra sletteplikten for data som lagres for historisk, vitenskapelig eller statistisk formål.
Klagemulighet
Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjon finner du på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no
Ta gjerne kontakt med oss først
Spørsmål om personvern
Vi har eget personvernombud som jobber for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere. Personvernombudet skal også bistå deg med å ivareta dine rettigheter, samt påpeke brudd på regelverket overfor den som er ansvarlig.
Dersom du har spørsmål om vår behandling av dine personopplysninger kan du ta kontakt med oss på: post@mhbr.no eller du kontakte personvernombudet i MHBR på e -post: pernille.hammer@elverum.kommune.no